Text 100 Stockholm

Tips för... just det - GMail

Via Steve Rubel hittade jag makeuseof.com som skriver ett större antal tips för GMail, en till synes oändlig källa för tillägg och hack.

Bland favoriterna hittar jag GSpace - en hårddisk på webben. Har inte testat det själv, men det låter som en väldigt bra idé.

Andra bloggar om: gmail, gspace

Ännu mera GMail-tips

GMail verkar aldrig upphöra att förvåna i sin förträfflighet.

Pratade nyligen med en bekant i mediasvängen som revolterat mot sitt relativt stora företags mejlklient och börjat köra GMail enbart. Samtidigt visade han mig hur jag kan köra GTD i GMail, vilket verkar snäppet vassare än Jello för Outlook.

Fick också ett tips från en kompis om att man kan poppa mejl in i GMail (dock går det inte om man har svenska inställt som språk, utan man måste använda engelska). Plötsligt eliminerades alla behov av en mejlklient för mina privata mejladresser. Nu har jag istället en och samma webbaserade mejllåda för tre olika adresser - strålande.

Steve Rubel skriver ett låångt inlägg om olika funktioner i GMail, bland annat hur man kan använda den som personlig databas.

Andra bloggar om: gmail, jello dashboard, gtd, produktivitet

Byt ut e-posten mot bloggar och wikis

Toby Ward på Intranet Blog skriver ett väldigt intressant inlägg om (miss-)bruket av e-post på företag, ett ämne som ligger mig nära om hjärtat (även Fredrik Wackå som skrivit mycket i ämnet). Ward menar att e-posten är en killer app, men att den används till fel saker.

We all need e-mail as part of our day-to-day work lives. However, many, many organizations have come to rely too heavily on e-mail. This over reliance has come at the expense of employee productivity and intellectual property.

All e-post som skickas gör att inboxen blir företagets kunskapsbank och lagringssystem, vilket skapar problem.

• Email is an inefficient document sharing system
• With no metadata or search, shared drives become un-navigable

Förutom att information dubbellagras, glöms bort och är svår att hitta, blir det även dyrt att hantera arkiveringen av e-post etc. En av lösningarna är bloggar och wikis.

If managed properly, the use of social media tools such as blogs and wikis can reduce e-mail volumes by as much as 30%.

Interna bloggar är suveränt för att göra information strukturerad och sökbar, och kan användas till mycket - informationsbloggar (för t ex mötesanteckningar), idébloggar, ämnesbloggar, gruppbloggar etc. Användandet av internbloggar kan även bidra till att skapa en pull-effekt på interninformationen, då anställda får välja vilka bloggar de ska prenumerera på och därmed väljer bort information de anser onödig.

Bloggen - såväl extern som intern - är också en möjlighet för anställda att öka sin synbarhet i företaget, och internbloggar kan vara ett bra sätt att lära sig grunderna i att blogga.